Manuela Reiss
Georg Reiss
Praxisbuch IT-Dokumentation
Vom Betriebshandbuch bis zum Dokumentationsmanagement - die Dokumentation im Griff
3., aktualisierte Auflage
Die Autoren:
Manuela und Georg Reiss, Limeshain
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© 2019 Carl Hanser Verlag München, www.hanser-fachbuch.de
Lektorat: Sylvia Hasselbach
Copy editing: Petra Kienle, Fürstenfeldbruck
Umschlagdesign: Marc Müller-Bremer, www.rebranding.de, München
Umschlagrealisation: Stephan Rönigk
Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell
Ausstattung patentrechtlich geschützt. Kösel FD 351, Patent-Nr. 0748702
Print-ISBN: 978-3-446-45592-4
E-Book-ISBN: 978-3-446-45736-2
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Titelei
Impressum
Inhalt
Vorwort
1 IT-Dokumentation – was ist das?
1.1 Zusammenfassung
1.2 Nutzergruppen und deren Anforderungen an die Dokumentation
1.3 Scoping der IT-Dokumentation
1.3.1 Mögliche Strukturierungsansätze für die IT-Dokumentation
1.3.2 Festlegung der Strukturierungssicht
1.3.3 Dokumentation aus Sicht des IT-Managements
1.4 Zusammenspiel des aktuellen Ansatzes mit der Strukturierung vorhergehender Auflagen
2 Anforderungen an die IT-Dokumentation
2.1 Zusammenfassung
2.2 Compliance-Anforderungen identifizieren
2.3 Rechtliche Regelwerke mit Relevanz für die IT-Dokumentation
2.3.1 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO)
2.3.2 Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
2.3.3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)
2.3.4 Telemediengesetz (TMG)
2.4 Anforderungen aus branchenspezifischen Vorschriften
2.4.1 IT-Sicherheitsgesetz
2.4.2 Energiewirtschaftsgesetz (EnWG)
2.4.3 Compliance-Anforderungen der Chemie-, Pharma-, Gesundheits- und Lebensmittelbranche
2.4.4 Compliance-Anforderungen für Finanzdienstleister
2.4.4.1 Mindestanforderungen an das Risikomanagementsystem (MaRisk)
2.4.4.2 Mindestanforderungen an die Sicherheit von Internetzahlungen – MaSI
2.4.4.3 Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT – BAIT
2.5 Normen und Standards
2.5.1 Normierungsorganisationen
2.5.2 Standardisierung der ISO-Normen
2.6 Was prüfen Wirtschaftsprüfer und Revisoren?
2.6.1 Jahresabschlussprüfung
2.6.2 Prüfungen durch die Revision
2.6.3 Prüfung der Verfahrensdokumentation
2.6.3.1 Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation
2.6.3.2 Formale Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
3 Dokumentation für das IT-Management
3.1 Zusammenfassung
3.2 Handlungsfelder des IT-Managements
3.2.1 Identifizierung der relevanten IT-Managementbereiche
3.2.2 Dokumentationsanforderungen festlegen
3.3 Aufbau einer an IT-Services und IT-Prozessen ausgerichteten Dokumentation
3.3.1 Standards für das IT-Servicemanagement
3.3.2 Stufenmodell für die IT-Dokumentation
3.3.2.1 Einführung in das Stufenmodell
3.3.2.2 Stufenbezogene Dokumentationsanforderungen
3.3.2.3 „Gebrauchsanweisung“ für die Nutzung des Stufenmodells
3.4 Wichtige Dokumente des IT-Servicemanagements
3.4.1 Servicebeschreibungen (SLAs)
3.4.2 Servicekatalog
3.4.3 Leistungsscheine
3.4.4 Prozessbeschreibungen
3.4.4.1 Inhalte einer Prozessbeschreibung
3.4.4.2 Prozesssteckbrief
3.4.4.3 Grafische Prozessbeschreibungen
3.4.4.4 Grundlegende Empfehlungen für die Prozessdokumentation
3.4.5 Prozesslandkarte zur Darstellung der Verzahnung von Fachbereichen und IT
3.4.6 Rollenkonzept
3.4.7 Betriebsmatrix
4 Dokumentation für den IT-Betrieb
4.1 Zusammenfassung
4.2 Aufbau der IT-Betriebsdokumentation
4.3 IT-System-/Infrastrukturbetrieb
4.3.1 Aufbau der Systemdokumentation
4.3.2 Strukturierung der Systemakten
4.3.2.1 IT-Systeme
4.3.2.2 Anwendungen
4.3.2.3 Netzwerkkomponenten
4.3.2.4 Infrastruktur
4.3.2.5 Industrielle IT
4.3.3 Festlegung der Systemakteninhalte
4.3.4 Dokumentation der operativen Tätigkeiten
4.3.4.1 Strukturierung der operativen Tätigkeiten
4.3.4.2 Operative Tätigkeiten sind keine Prozesse
4.3.4.3 Ablaufbeschreibungen
4.3.4.4 Arbeitsanleitungen und Arbeitsanweisungen
4.3.5 Umsetzungsbeispiele für die Verwaltung von Systemakten
4.3.5.1 Automatisierte Inventarisierung
4.3.5.2 Dokumentation von Systemabhängigkeiten in einer CMDB
4.3.5.3 Berechtigungskonzept
4.3.5.4 Berechtigungsmatrix
4.4 Dokumentation für die Funktionen der IT-Serviceerbringung
4.4.1 ITIL® im Überblick
4.4.1.1 „Typischer“ Ablauf einer ITIL®-Einführung
4.4.1.2 Der Service Lifecycle im Überblick
4.4.2 Dokumentation der IT-Servicemanagement-Prozesse
4.4.2.1 Strukturierung der Prozesse
4.4.2.2 Dokumente der operativen Serviceerbringung
4.4.2.3 Management der IT-Assets
4.4.3 Es muss nicht immer ITIL® sein
5 Anwendungsentwicklung und Anwendungsbetrieb
5.1 Zusammenfassung
5.2 Was gehört zur Anwendungsdokumentation?
5.2.1 Anwendungsklassifizierung
5.2.2 Abgrenzung zur Softwaredokumentation
5.2.3 Abgrenzung zur Verfahrensdokumentation
5.2.4 Dokumentation im Rahmen des Application Lifecycle Management
5.3 Wesentliche Ergebnistypen im Softwareentwicklungsprozess
5.3.1 Anforderungsdokumente – Lastenheft und Fachkonzept
5.3.2 Designdokumente
5.3.3 Testdokumente
5.3.4 Betriebsdokumente
5.3.5 Dokumentenübergabe an den Betrieb
5.3.6 Dokumentation bei agiler Softwareentwicklung
5.4 Dokumentation für das Projektmanagement
5.4.1 Bestandteile der Projektdokumentation
5.4.1.1 Projektmanagement-Handbuch
5.4.1.2 Projektakten
5.4.1.3 Prozesse im Projektmanagement
5.4.2 Anforderungsgerechte Projektmanagementdokumentation
5.4.2.1 Phasen- und prozessorientierte Dokumentenstruktur
5.4.2.1.1 Projektphasen
5.4.2.1.2 Projektmanagementphasen
5.4.2.2 Strukturierung der Projektmanagementdokumente
5.4.3 Organisation der Projektdokumentation
5.4.3.1 Dokumentationsstandards auch für Projekte
5.4.3.2 Problemfeld Dokumentenverwaltung im Projekt
6 Informationssicherheit, Notfallmanagement und Datenschutz
6.1 Zusammenfassung
6.2 Dokumentation für das Informationssicherheitsmanagement
6.2.1 Regularien für die Informationssicherheit
6.2.1.1 ISO 27001
6.2.1.2 IT-Grundschutz des BSI
6.2.1.3 Handbuch Wirtschaftsgrundschutz
6.2.2 Aufbau der ISMS-Dokumentation
6.2.2.1 ISO 27001 Dokumentation
6.2.2.1.1 Erforderliche Dokumente zur Steuerung des Informationssicherheitsprozesses
6.2.2.1.2 Dokumentation zur Umsetzung der Maßnahmen
6.2.2.1.3 Nachweisdokumente
6.2.2.2 IT-Grundschutzdokumentation
6.2.2.2.1 Erforderliche Dokumente und deren Zuordnung
6.2.2.2.2 Prozessbausteine als Strukturierungsansatz für die managementbezogenen ISMS-Dokumente
6.2.2.3 Leitlinie und Konzept für die Informationssicherheit
6.2.2.3.1 Inhalte einer Leitlinie
6.2.2.3.2 Inhalte eines Sicherheitskonzepts
6.3 Dokumentation für den Datenschutz
6.3.1 Dokumentationspflichten gemäß DSGVO
6.3.2 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
6.3.3 Dokumentationspflichten für IT-Organisationen
6.3.4 Dokumentation bei Auftragsverarbeitung
6.4 Dokumentation für den Notfall
6.4.1 Notfallrelevante Standards im Überblick
6.4.1.1 BSI-Standard 100-4
6.4.1.2 Standards und Normen der British Standards Institution
6.4.1.3 ISO 22301 und ISO 22313
6.4.1.4 ISO-27000-Normenfamilie
6.4.1.5 Good Practice Guidelines
6.4.1.6 ISO 20000
6.4.2 Die Rolle der IT im unternehmensweiten Notfallmanagement
6.4.3 Dokumente für die Notfallvorsorge
6.4.3.1 BIA und Risikoanalyse bilden die Basis
6.4.3.2 Notfallvorsorgekonzept
6.4.3.3 Notfallvorsorge aus Sicht von IT-Service Continuity Management
6.4.4 Dokumentation für die Notfallbewältigung
6.4.4.1 Strukturierung des Notfallhandbuchs
6.4.4.2 Notfallorganisation
6.4.4.3 Sofortmaßnahmen
6.4.4.4 Notfallbewältigung
6.4.4.5 Ergänzende Pläne
6.4.4.6 Kommunikationspläne
6.4.4.7 Geschäftsfortführungspläne
6.4.4.8 Wiederanlaufpläne
6.4.4.9 Wiederherstellungspläne
6.4.4.10 IT-Notfallhandbuch
6.4.5 Test- und Übungsdokumentation
6.4.6 Umsetzungsrahmenwerk (UMRA) zum Notfallmanagement
6.4.7 Tool-Unterstützung für die Notfalldokumentation
7 Umsetzung in der Praxis
7.1 Zusammenfassung
7.2 Ohne Dokumentationsmanagement funktioniert es nicht
7.3 Managementrahmen für die Dokumentation
7.3.1 Dokumentationsrichtlinie
7.3.1.1 Regelungen zur Qualitätssicherung
7.3.1.2 Verantwortlichkeiten
7.3.1.3 Dokumentationsverfahren
7.3.1.4 Allgemeingültige Regelungen
7.3.2 Dokumentationskonzept
7.3.2.1 Dokumentenklassen und Dokumententypen
7.3.2.2 Festlegungen für die Dokumentenablage
7.3.2.3 Kennzeichnungspflichten für Vorgabedokumente
7.3.2.4 Formale Vorgaben
7.3.3 Glossar
7.3.4 Namenskonventionen
7.4 Zu lenkende Dokumente der IT-Dokumentation
7.5 Dokumentenverwaltung
7.5.1 Regelungen für Dokumente
7.5.2 Regelungen für Aufzeichnungen
7.6 Anwendungen für die Dokumentation und dokumentationsrelevante Anwendungen
7.6.1 Die Suche nach der „Eierlegenden Wollmilchsau“
7.6.2 Anwendungen für die Dokumentation
7.6.2.1 Planung des DMS ist elementar
7.6.2.2 Rechtliche Aspekte beim DMS-Einsatz
7.6.3 Anwendungen mit Relevanz für die IT-Dokumentation
7.6.3.1 Systemdokumentation
7.6.3.2 Prozessdokumentation
7.6.3.3 IT-Servicemanagementdokumentation
7.6.3.4 ISMS-Dokumentation
7.6.3.5 Notfalldokumentation
7.6.3.6 GRC-Dokumentation
7.7 Aufbau einer Website für die IT-Dokumentation am Beispiel von SharePoint
7.7.1 Planung der Umsetzung
7.7.1.1 Websitestruktur
7.7.1.2 Rollen und Berechtigungen
7.7.1.3 Inhaltsverwaltung
7.7.1.4 Planung der Dokumentensteuerung
7.7.2 Einrichtung eines WIKIs zur Verwaltung von Anwendungshandbüchern
7.7.3 Inhalte eines DMS-Konzepts
7.8 Organisation der Dokumentenerstellung
7.8.1 Vom leeren Blatt zum fertigen Dokument
7.8.2 Planung und Vorbereitung
7.8.3 Recherche und Aufbereitung von Informationen
7.8.4 Vorgaben und Dokumentenumfeld klären
7.8.5 Richtiges Vorgehen bei der Dokumentenerstellung
7.8.6 Checkliste für die Qualitätssicherung
8 Wissenswertes zum Nachschlagen
8.1 Zusammenfassung
8.2 Glossar
8.3 Weitere Normen, Standards, Empfehlungen
8.3.1 Bereich Arbeitsschutz
8.3.2 Bereich Archivierung
8.3.3 Bereich Audits und Assessments
8.3.4 Bereich Barrierefreiheit
8.3.5 Bereich Datenschutz
8.3.6 Bereich Dokumentation
8.3.7 Bereich Informationssicherheit
8.3.8 Bereich Internes Kontrollsystem
8.3.9 Bereich IT-Governance
8.3.10 Bereich IT-Beschaffung
8.3.11 Bereich IT-Servicemanagement
8.3.12 Bereich IT-Strategie
8.3.13 Bereich IT-Systemarchitekturen
8.3.14 Bereich Notfallmanagement
8.3.15 Bereich Projektmanagement
8.3.16 Bereich Qualitätsmanagement
8.3.17 Bereich Risikomanagement
8.3.18 Bereich Softwareentwicklung
8.3.19 Bereich Wirtschaftsprüfung
8.4 Dokumente erstellen mit Office und Co.
8.4.1 Microsoft Word optimal nutzen
8.4.1.1 Wichtige Funktionen im Backstage-Bereich
8.4.1.2 Formatvorlagen erleichtern die Standardisierung
8.4.1.3 Die Verzeichnisfunktionen richtig nutzen
8.4.1.4 Daten aus anderen Anwendungen einfügen
8.4.2 Nützliche Helfer für die Dokumentenerstellung
8.4.2.1 Dokumentationsunterstützung mit Mindjet MindManager
8.4.2.2 Snagit
8.4.2.3 Adobe Acrobat
9 Abkürzungen, Literatur und Gesetze/Verordnungen
9.1 Abkürzungsverzeichnis
9.2 Literaturnachweise
9.3 Gesetze und Verordnungen
| Vorwort |
Bei der Erstauflage des Buchs haben wir noch die rhetorische Frage gestellt, warum denn ein Betriebshandbuch noch notwendig sei, wenn doch schon eine Entwicklungsdokumentation aus dem Projekt vorliegt. Diese Frage stellt heute, zehn Jahre und viele Gesetze später, keine IT-Organisation mehr. Es geht also nicht mehr so sehr darum, dass dokumentiert werden muss, sondern eher darum, wie man die vorhandenen Dokumentationsteile miteinander verzahnt und zur Verfügung stellt, damit sie einen Nutzen für die unterschiedlichen Interessentengruppen bieten.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Organisation der Dokumentation von zentraler Bedeutung für die IT-Organisation ist. Es muss klar sein, für welche Teile der Dokumentation die IT verantwortlich ist und für welche Teile die operativen Fachbereiche; mithin also die Frage, was zur IT-Dokumentation gehört. Mit dazu gehören auch klare Zuständigkeiten innerhalb der IT. Nirgendwo wird das so deutlich wie bei der Anwendungsdokumentation. Bei einer Fachanwendung, z. B. ein Vertriebssystem, sind die Anforderungsbeschreibung und das Fachkonzept vom operativen Fachbereich zu erstellen, das entsprechende Betriebskonzept sowie das Betriebshandbuch von der IT-Seite. Eine klare Zuständigkeits- und Verantwortungsabgrenzung sind hier notwendig, um Redundanzen und ggf. Fehler zu vermeiden. Aufgrund dieser aus der Praxis abgeleiteten Erkenntnis haben wir der Anwendungsdokumentation, bestehend aus Entwicklung und Betrieb, erstmals ein eigenes Kapitel gewidmet.
Ein weiteres neues Schwerpunktthema sind die Bereiche Informationssicherheit und Datenschutz, die durch das IT-Sicherheitsgesetz und die DSGVO in Verbindung mit BDSG-neu nochmals an Bedeutung gewonnen haben. Diese Bereiche gehören zu den Querschnittsaufgaben, die vom IT-Management bis in den IT-Betrieb reichen. Es reicht nicht aus, entsprechende Managementkonzepte zu erstellen, sondern die Umsetzung im Betrieb muss durch konkrete Maßnahmen nachgewiesen werden. Zusammen mit der Notfalldokumentation, ebenfalls ein Querschnittsthema, sind die beiden Bereiche in einem gesonderten Kapitel dargestellt.
Wie der Buchtitel „Praxisbuch IT-Dokumentation“ schon andeutet, liegt die Ausrichtung des Buchs auf dem IT-Betrieb. Jedoch machen die beiden neuen Schwerpunktthemen auch deutlich, dass ebenso die Managementseite betrachtet werden muss. Das Management macht nicht nur steuernde Vorgaben für den Betrieb. Vielmehr ist eine Verzahnung von Management und Betrieb eine Voraussetzung für eine anforderungsgerechte IT-Dokumentation. Letztlich ist die IT-Dokumentation die Informationsbasis für alle Managemententscheidungen. Daher haben wir der IT-Managementdokumentation in dieser Auflage ebenfalls ein gesondertes Kapitel gewidmet.
Um bei aller Schwerpunktsetzung ein abgerundetes Fachbuch zur IT-Dokumentation zu präsentieren, haben wir an der bewährten Grundstruktur aus den letzten Auflagen festgehalten und die folgenden Kernthemen in einem oder mehreren Kapiteln beschrieben.
1. Abgrenzung IT-Dokumentation
2. Anforderungen an die IT-Dokumentation
3. IT-Managementdokumentation
4. Dokumentation des IT-Betriebs
System-/Infrastrukturbetrieb
Aufgaben der operativen Serviceerbringung
5. Anwendungsbetrieb und Anwendungsentwicklung
6. Informationssicherheit, Datenschutz, Notfall
7. Umsetzung in der Praxis
Bei den Recherchearbeiten zur Erstellung des Buchs hat es neben der Aktualisierung vorhandener und der Erarbeitung neuer Themen (s. o.) eine Vielzahl von weiteren Informationen gegeben, die mehr oder weniger direkt auch das Thema IT-Dokumentation betreffen. Diese im Einzelnen in den jeweiligen Kapiteln zu beschreiben, hätte sowohl unsere zur Verfügung stehende Zeit als auch den Rahmen des Buchs gesprengt. Da sie nach unserer Auffassung aber für den ein oder anderen für IT-Dokumentation Zuständigen eine hilfreiche Unterstützung bieten können, haben wir diese Quellen (Normen, Standards, Best Practices) in einer thematisch sortierten Tabelle zusammengefasst und erläutert. Zusammen mit dem Glossar sowie den Tipps zum Umgang mit Office-Dokumenten ergab sich daraus ein gesondertes Kapitel „Wissenswertes zum Nachschlagen“.
Wir freuen uns auf Ihr Feedback und auf einen regen Gedankenaustausch, auch zu unserem Blog „itdoku-kompakt“ (https://itdoku-kompakt.de/)!
Ihre Autoren
Manuela und Georg Reiss
Wenn bei personellen Bezeichnungen die männliche Form gewählt wurde (z. B. Mitarbeiter, Administrator), so sind damit in gleicher Weise weibliche Mitarbeiter oder Transgender-Mitarbeiter gemeint.
Wenn in diesem Buch von Unternehmen die Rede ist, sind damit in gleicher Weise auch andere Organisationen wie Behörden, Körperschaften usw. gemeint.