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Foto Titelseite: Composing, Adobe Stock, Rido

E-Book ISBN 978-3-86630-747-6

Inhalt

Vorwort

Der Regelkreis der Einsatzplanung

Teil I

1 Grundsätzliches zur Verfügbarkeit von Arbeitszeiten

1.1 Herausforderung „Dienstplanung“

1.2 Brutto- und Netto-verfügbare Arbeitszeiten

1.3 Definition der Regelbesetzung

1.4 Indirekte und direkte Pflegezeiten

1.5 Klassische Formen der Arbeitszeitgestaltung

1.6 Berechnungsgrundlagen zur Dienstplanung

1.7 „Nebenprobleme“ mit Auswirkung auf den Dienstplan

1.8 Mitarbeiterbeteiligung an der Arbeitszeitgestaltung

2 Arbeitsrechtliche Grundbetrachtung

2.1 Dienstplangestaltung aus arbeitsrechtlicher Sicht

2.2 Berechnung der Sollarbeitszeit

2.3 Vorgaben durch das Arbeitszeitgesetz

2.4 Arbeitsschutzgesetze und Dienstplangestaltung

2.5 Teilzeit- und Befristungsrecht

2.6 Ausgleichszeiträume und Arbeitszeitkonten

2.7 Die arbeitsrechtliche Behandlung von Ausfallzeiten

2.8 Der Einsatz von Leiharbeitnehmern

2.9 Der Einsatz von „selbständigen Pflegekräften/Honorarkräften“

2.10 Der Einsatz von Auszubildenden

2.11 Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates

2.12 Die Änderung von „laufenden“ Dienstplänen

2.13 Der planerische und strategische Umgang mit Ausfallzeiten der Mitarbeiter

Teil II

1 Erster Schritt im „Regelkreis der Einsatzplanung“ Qualitative und quantitative Grundlagen der Einsatzplanung

1.1 Bedeutung der Bewohnerstruktur für die Dienstplanung

1.2 Pflegefachliche Auswirkungen auf die Dienstplanung

1.3 Differenzierte Wohnformen und Leistungsangebote und deren Auswirkungen auf die Dienst- und Einsatzplanung

1.4 Anwendung der Arbeitsplatzmethode

1.5 Pflegeschlüssel/Personalrichtwerte

1.6 Regelungen nach den Landesheimgesetzen

2 Zweiter Schritt im „Regelkreis der Einsatzplanung“ Arbeitszeitverteilung im Tag- und Nachtdienst

2.1 Dienstplanbesetzungsprofile und deren Anwendung im Arbeitsalltag

2.2 Vom Pflegeschlüssel zur Dienstplanbesetzung

2.3 Dienst- und Einsatzplanung ohne Überstunden

2.4 Belegungsabhängige Einsatzplanung

2.5 Dienst- und Einsatzplanung im Nachtdienst

2.6 Dienst- und Einsatzplanung an den Wochenenden und Feiertagen

2.7 Voll- und Teilzeitbeschäftigte in der Dienst- und Einsatzplanung

2.8 Vorgehensweise bei der Veränderung von Arbeitszeiten

3 Dritter Schritt im „Regelkreis der Einsatzplanung“ Dienstplangestaltung

3.1 Dienstplanerstellung und -gestaltung

3.2 Planung von Arbeitsabläufen/tägliche Einsatzplanung

3.3 Dienstübergabe und flexibler Mitarbeitereinsatz

3.4 EDV Dienstplanprogramme

3.5 Datenschutzrechtliche Aspekte der Dienstplanung

4 Vierter Schritt im „Regelkreis der Einsatzplanung“ Dienstplanauswertung und Beurteilung des Mitarbeitereinsatzes

4.1 Bedeutung und Vorgehen bei einer Auswertung der Dienstplanung

4.2 Absicherung der Verantwortlichkeiten

4.3 Ausfallzeiten und Fehlzeiten in der Einsatzplanung

Abschluss

Teil III

Anlagen

Betriebsvereinbarung Dienstplanung – Beispiel

Rahmenbetriebsvereinbarung Urlaubsplanung – Beispiel

Anstellungsvertrag (Auszug) – Beispiel

Entscheidungssammlung

Quellenangaben

Begrifflichkeiten

Abkürzungen

Übersicht Schaubilder

Autoren

Vorwort

Nach der 1. Auflage des „Regelkreis der Einsatzplanung“ im Jahr 2005 erscheint jetzt die 3. Auflage des bewährten und inzwischen als Standardwerk in der Dienst- und Einsatzplanung etablierten Handbuches. Die zielführende Methodik des Regelkreises wurde um die in den vergangenen mehr als 5 Jahren veränderten Erkenntnisse und Sichtweisen in Pflege und Betreuung, der Gesetzgebung auf Bundes- und Landesebene, insbesondere der Heim- und SGB XI-Gesetzgebung, aber auch des Arbeitsmarktes, jeweils in Bezug auf die Dienst- und Einsatzplanung, umfassend aktualisiert. Vor diesem Hintergrund wurden nicht nur neue Kapitel ergänzt und jedes bewährte Kapitel neu verfasst, sondern inhaltlich auch durch zeitgemäße Herangehensweisen praxisnah angepasst.

In nachvollziehbarer Schrittfolge, beginnend mit den Grundlagen der Dienstplanung, wie zum Beispiel der Frage nach der Ermittlung der Nettoarbeitszeit oder der Auswirkung von direkten und indirekten Pflegezeitanteilen, sowie der Definition der Regelbesetzung und den dabei bereits zu beachtenden zahlreichen arbeitsrechtlichen Vorgaben geht es weiter über die 4 Schritte des Regelkreises

■ Qualitative und quantitative Grundlagen der Dienstplanung

■ Arbeitszeitverteilung im Tag- und Nachtdienst

■ die Dienstplanung und

■ die Dienstplanauswertung.

Die Faktoren einer verlässlichen Dienstplanung runden die Regelkreissystematik abschließend ab. Der Dienstplanneuling erwirbt Grundlagen und der Profi kann seine über Jahre bewährte Vorgehensweise verfeinern. Jedes Kapitel wird durch die Beantwortung rechtlicher Fragen zu der jeweiligen Thematik abgerundet.

Dienstplanerische Alltagsfragen zu geteilten Diensten, der Reduktion von Einspringen und der Häufigkeit von Wochenenddiensten, zu Pausen im Nachtdienst, der Fehlzeitenberücksichtigung und Maßnahmen in der Dienstplanung, die Anzahl der Dienste am Stück, bis hin zum Einsatz von Leiharbeitskräften und Freiberuflern und Neuerungen durch die Datenschutzgrundverordnung sowie beim Personalabgleich finden sich im vorliegenden Fachbuch in der 3. Auflage. Die Schrittfolge vom Pflegeschlüssel bis hin zur Dienstplanbesetzung stellt nur eines der zahlreichen praxisnahen Kapitel dar. Zusätzlich sind neben der umfassenden Aktualisierung wichtige Themenbereiche der Mitarbeiterbeteiligung an der Arbeitszeitgestaltung, Pflegegrade und Pflegeschlüssel, differenzierte Wohnformen und deren Auswirkungen auf die Dienst- und Einsatzplanung dargestellt und erläutert.

Arbeitshilfen wie die Muster einer Betriebsvereinbarung zur Dienstplanung und einer Rahmenvereinbarung zur Urlaubsplanung sowie Auszüge aus einem Arbeitsvertragsmuster mit speziellen Bezügen zur flexiblen Dienstplanung lassen das Fachbuch zusammen mit der Sammlung wichtiger Rechtsprechung rund um die Dienstplanung zu einem echten Praxishelfer im Arbeitsalltag werden.

Ein in Bezug auf die 2. Auflage völlig überarbeitetes und inhaltlich verändertes Praxishandbuch steht jetzt als praktischer Begleiter für die komplexe und nicht einfache Aufgabe, die Dienst- und Einsatzplanung im Alltag zu bewältigen, zur Verfügung.

Michael Wipp | Peter Sausen

August 2018

Der Regelkreis der Einsatzplanung

Einführung: Systematik und Vorgehen

Der „Regelkreis der Einsatzplanung“ wurde als Titel des Fachbuchs gewählt, weil er eine seit Jahren in der Praxis angewandte und vielfach bewährte Systematik aufzeigt, welche bei konsequenter Umsetzung eine kontinuierliche und verlässliche Dienst- und Einsatzplanung für alle Beteiligten gewährleistet. Des Weiteren berücksichtigt die Regelkreissystematik schwankende Auslastungen in der Belegungssituation und erlaubt somit eine kontinuierliche Anpassung des Einsatzes von Arbeitszeit an den pflegerisch-betreuenden Interventionsbedarf. Betrachtet man weiter die Tatsache, dass es sich bei den Mitarbeitern in diesem Falle einmal rein betriebswirtschaftlich betrachtet, um den größten Kostenanteil handelt, so ist dies nicht zu unterschätzen. Gerade in Zeiten von zunehmend kritischen Verbrauchern in Bezug auf die Qualität der Leistungserbringung und einem schwierigen Arbeitsmarkt stellen die Faktoren

■ der Qualität der erbrachten Leistungen und

■ die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung und

■ die Kontinuität und Verlässlichkeit in der Dienst- und Einsatzplanung für Bewohner und Mitarbeiter

zentrale Positionen dar. Diese Faktoren miteinander in Einklang zu bringen ist machbar; sie stellen keineswegs Gegensätze, sondern sich ergänzende Positionen dar. Gute Qualität und Kontinuität in der Leistungserbringung sowie in der Dienst- und Einsatzplanung zu Preisen, die im Wettbewerb machbar sind, stellen gleichermaßen für Bewohner, Mitarbeiter und das Unternehmen herausragende Positionen dar. Dass dies machbar ist, wird im Folgenden beschrieben.

Alles was es dazu bedarf, sind die im Folgenden beschriebenen Anforderungen auf die eigene Einrichtung herunter zu brechen und sich konsequent an die eigenen Vorgaben zu halten. Der Regelkreis der Einsatzplanung ist ein sich selbst kontrollierendes System, welches während seiner Anwendung stetige Analysen verlangt, Schwachstellen und Defizite aufzeigt und den Korrekturbedarf an der richtigen Stelle einfordert.

Insofern bedarf es lediglich des Anstoßes, das im Folgenden Beschriebene systematisch in der eigenen Arbeitspraxis vor Ort umzusetzen. Dabei darf eines nicht vergessen werden: Jegliche Einflussnahme auf die Arbeitszeitgestaltung greift zwangsläufig in das Privatleben der Mitarbeiter ein und ist somit eine von ihrem Grundsatz her diffizile Thematik. Deren Umsetzung erfordert neben Sachwissen viel Fingerspitzengefühl, um die betrieblichen Belange mit den berechtigten Mitarbeiterinteressen in Einklang zu bringen. Dabei stellt sich jedoch nicht die generelle Frage nach der Notwendigkeit von Arbeitszeitveränderungen/Anpassungen, welche den Bewohnerbedürfnissen und einer in unser aller Interesse bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Dienst- und Einsatzplanung entsprechen, sondern höchstens die Frage: Machen wir es heute oder morgen?

Wir empfehlen: heute! Im Wettbewerb um die Qualität der Leistungserbringung geht es darum, für die Kunden und Mitarbeiter interessant zu sein und diese bestimmen darüber, ob die Einrichtung morgen noch dabei ist oder nicht. Und davon profitieren letztlich alle Beteiligten.

Der Regelkreis der Einsatzplanung ist nach der Ampelsystematik aufgebaut und führt bei konsequenter Anwendung der beschriebenen Inhalte zu einer Dienst- und Einsatzplanung im grünen Bereich, was Mitarbeitern und Bewohnern gleichermaßen zu Gute kommt. Vor diesem Hintergrund sind auch die entsprechenden Schaubilder farblich nach grün, gelb und rot abgestuft.